Poduzetnici često ne delegiraju administrativne zadatke jer misle da je brže da ih naprave sami.

Na prvi pogled to je često i točno.
Za jedan zadatak doista je brže otvoriti dokument, poslati mail ili provjeriti informaciju nego objašnjavati nekome drugome što treba napraviti.

Problem nastaje kada se takvi zadaci počnu ponavljati iz dana u dan.

Kreiranje putnih naloga, prikupljanje ponuda, odgovaranje na svakodnevne upite ili slanje dokumenata pojedinačno izgledaju kao sitnice. No kroz tjedan ili mjesec postaje jasno koliko vremena zapravo uzmu.

U većini slučajeva problem nije u samom zadatku. Problem su prekidi koje on stvara.

Kada poduzetnik nekoliko puta tijekom dana prekine posao kako bi riješio administrativnu sitnicu, gubi se fokus na aktivnosti koje imaju najveći utjecaj na poslovanje – razvoj, prodaju, strateške odluke ili rad s klijentima.

Zato delegiranje administracije nije samo pitanje toga tko će nešto napraviti.
To je prije svega pitanje na što vlasnik poslovanja želi trošiti svoje vrijeme.

Vrijeme je u poslu najvrjedniji resurs upravo zato što je ograničeno. Svaki sat koji se potroši na zadatak koji može napraviti netko drugi znači jedan sat manje za aktivnosti koje pokreću rast poslovanja.

Mnogi poduzetnici tek nakon nekog vremena primijete koliko se takvih “malih” zadataka nakupilo u njihovom danu. Kada se zbroje, oni često postanu jedan od glavnih razloga zašto nedostaje vremena za važnije stvari.

Zato je korisno povremeno zastati i postaviti jednostavno pitanje:

Koji zadatak s moje liste zaista mora napraviti vlasnik firme, a koji bi bez problema mogao preuzeti netko drugi?

Upravo tu administrativna i operativna podrška može napraviti veliku razliku – ne zato što su zadaci teški, nego zato što oslobađaju vrijeme za ono što je u poslu najvažnije..